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Meetingplage

 

Stundenlange Meetings ohne Ergebnisse. Wer kennt das? 

  

Vor allem in Folge der Corona-Pandemie hat sich die Häufigkeit von Online-Meetings stark erhöht. In erster Hinsicht logisch. Die Gespräche auf dem Gang und der kurze Plausch am Schreibtisch war in der Krise nicht mehr möglich. Infolgedessen stieg die Relevanz, sich in online auszutauschen. Dank unterschiedlichen Meeting-Tools war es dann ein Leichtes, Mitarbeiter zu versammeln und sich über Neuigkeiten auszutauschen. Manche Chefs nutzten diese Form auch als Kontrolle, ob auch tatsächlich gearbeitet wurde. 

  

Wie sinnvoll sind Meetings? 

  

Viele, lange Meetings mit vielen Teilnehmern sind vieles, aber meistens nicht effizient. Es sollten in einem Meeting immer nur die Personen teilnehmen, die mit den Entscheidungen zu tun haben und auch relevante Themen beisteuern können. Bei zu vielen Teilnehmern kommt es zum einen zu Verzögerungen durch zu viele Wortmeldungen und zum anderen wird die Verantwortung zu stark verteilt. Das kostet das Unternehmen unnötige Ressourcen. Oder das andere Übel: keine Wortmeldungen, da man sich ganz gut online „verstecken“ kann. Kamera aus sollte deswegen auch nur in Ausnahmen erlaubt sein. 

  

Eine Führungskraft, die ein Meeting einberuft, sollte sich daher im Vorhinein klare Gedanken machen. Es muss entschieden werden, wer die Verantwortung für eine Aufgabe übernehmen soll, und nur diese Mitarbeiter müssen eingeladen werden.  Hierfür kann die berühmte „Two Pizza Teams“-Methode des Tech-Giganten Amazon verwendet werden. In einem Meeting sollen nur so viele Mitarbeiter teilnehmen, dass sie von zwei Pizzen satt werden. Nachdem die Teilnehmer des Meetings feststehen, muss auch eine Dauer festgelegt werden. Die Dauer sollte so kurz wie möglich sein und darf nicht verlängert werden. Um das zu erreichen, muss ein Meeting eine klare Struktur aufweisen, wobei zuerst informiert wird und dann diskutiert wird. Am Ende des Meetings muss eine klare Handlungsanweisung feststehen. Jeder Mitarbeiter muss seine To-do’s kennen. Struktur gelingt mit einer gut vorbereiteten Agenda und einem Ergebnisprotokoll – egal ob als Dokument oder auf einer Kanban-Tafel. Wichtig ist, dass jedem klar ist, was die nächsten Schritte sind. 

  

Wie ist es in eurem Unternehmen – finden dort auch unzählige unnötige Meetings statt? 

Dann ändere jetzt eure Meeting-Kultur! Gerne mit unserer Hilfe: team@mindful-business-life.de 

Karin Bacher Consultants
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D-75177 Pforzheim
Fon: +49 (0) 7231 4628 631
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