Das erste Teammeeting erfolgreich meistern
„Ich bin schon gespannt auf die Besprechung gleich. Da stellt sich die neue Chefin vor.“ So, oder so ähnlich hast Du das wahrscheinlich auch schonmal zu einem Kollegen oder einer Kollegin gesagt. Aber was, wenn Du selbst der oder die Neue bist?
Ja, bei so einer „Antrittsbesprechung“ kann einem schonmal etwas mulmig sein. Muss es aber nicht. Wir zeigen Dir, wie Du Dein erstes Teammeeting als frisch gebackene Führungskraft erfolgreich planst und durchführst. Muss man aber immer eine Antrittsrede halten? Selbstverständlich! Das gehört zum guten Ton und ist ein eindeutiges Zeichen der Veränderung.
Die Vorbereitung:
Schon der deutsch-kanadische Kaufmann und Publizist Willy Meurer wusste: Planung ohne Ausführung ist meistens nutzlos – Ausführung ohne Planung ist meistens fatal. Sprich: Vorbereitung ist alles. Deshalb solltest Du Dich auf Deine erste Besprechung mit dem neuen Team gut vorbereiten.
Dazu gehören vier Schritte:
- Ein Ziel setzen
- Themen festlegen
- Logistik koordinieren
- Ruhe bewahren
1. Ein Ziel setzen
Eine Besprechung kann nur dann erfolgreich sein, wenn Du vorher definierst, was Erfolg bedeutet. Lege also ein Ziel fest, dass Du erreichen willst. In Deiner ersten Besprechung sollte es in erster Linie um das Miteinander gehen. Deine neuen Mitarbeitenden wollen Dich kennenlernen, herausfinden, wie Du tickst und wie Du vorgehst. Ein Ziel der Besprechung könnte daher zum Beispiel sein, das Eis zu brechen und Dein neues Team besser kennenzulernen.
2. Themen skizzieren
Wenn Du ein Ziel gesetzt hast, überlege Dir, welche Themen Du ansprechen möchtest, um dieses Ziel zu erreichen. Hast Du Dir zum Beispiel vorgenommen, dass Du und Dein Team euch gegenseitig kennenlernt ist es sinnvoll, wenn Du über Deine bisherige Laufbahn und Deinen Führungsstil sprichst. Wichtig: Achte darauf, keinen Monolog zu halten. Deine Mitarbeitenden sollen auch etwas von sich erzählen. Scheue Dich nicht davor, auch persönliches von Dir preiszugeben. Erzähle von Deiner Familie oder Deinen Hobbys und ermutige Deine Mitarbeitenden dazu, das auch zu tun. Und plane genügend Zeit für Fragen ein. So schmilzt das Eis noch viel schneller.
3. Logistik Koordinieren
Koordiniere die Details des Meetings. Findet das Treffen online oder in Präsenz statt? Wo trefft Ihr Euch? Wer kommt alles? Bestenfalls hältst Du diese Details in einem Kalendereintrag fest und lässt Deinen Mitarbeitenden diesen Eintrag zukommen. Hier kannst Du vielleicht schon die Themen, die Du eben geplant hast, in Form einer Agenda einbringen. So können sich auch die anderen Teilnehmenden auf das Meeting vorbereiten.
4. Ruhe bewahren
Das ist vielleicht der wichtigste Punkt auf unserer Liste. Es ist verständlich, wenn Du etwas nervös bist. Schließlich willst Du gut ankommen. Nimm Dir vor der Besprechung gern 15 oder 30 Minuten Zeit, um tief durchzuatmen, vielleicht eine kurze Pause einzulegen, oder die Themen, die Du ansprechen möchtest, schonmal durchzugehen.
Und dann kann es auch schon losgehen.
Die Durchführung:
Nachdem Du so bewusst geplant hast, kann eigentlich nichts mehr schiefgehen. Trotzdem solltest Du bei der Durchführung Deiner Antrittsbesprechung drei Punkte beachten:
- Die Struktur
- Authentisch sein
- Weitere Schritte
1. Die Struktur
Im Optimalfall hast Du im Vorhinein ja schon eine Agenda an alle verschickt. Wenn nicht, solltest Du sie spätestens jetzt kurz vorstellen. Halte Dich an diese Agenda – aber nicht um jeden Preis. Es sollte immer noch Raum für Spontanes geben. Hast Du beispielsweise am Ende der Besprechung Zeit für Fragen eingeplant, merkst dann aber, dass die Mitarbeitenden gleich zu Beginn einige Fragen stellen, dann lasse das zu. Schließlich sollen sich auch Gespräche entwickeln können.
2. Authentisch sein
Wo wir gerade beim Thema Fragen sind: Es kann natürlich sein, dass ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeitende auch mal eine unangenehme Frage stellt. In diesem Fall heißt es, souverän bleiben. Wenn Du eine Antwort nicht weißt, gib das ruhig zu. Du bist neu, da muss man noch nicht alles wissen. Wenn Du eine Frage nicht beantworten möchtest, weil sie Dir zu persönlich ist, antworte doch charmant mit: „Das erzähle ich Ihnen, wenn wir uns mal nach Feierabend auf ein Bier treffen“.
3. Weitere Schritte
Am Ende der Besprechung solltest Du dich noch einmal versichern, dass allen bewusst ist, was sie zu tun haben und wie die nächsten Schritte aussehen. Gibt es To-Dos? Sind noch Themen zu klären? Muss etwas in der nächsten Besprechung nochmal auf die Agenda?
Vielleicht möchtest Du auch nochmal mit allen Mitarbeitenden einzeln sprechen, was wir übrigens empfehlen. Dann solltest Du auch das schonmal ankündigen.
Eine Antrittsbesprechung mag nervös machen, aber mit diesen Hinweisen und etwas Mut steht einer erfolgreichen Besprechung – und damit einem guten ersten Eindruck – nichts mehr im Weg.
