Zeitfresser erkennen und eliminieren
Wer kennt es nicht: man hat sich so viel vorgenommen für den Tag, will endlich produktiv sein – und dann ist es auf einmal doch wieder abends und man hat den ganzen Tag gefühlt nichts erledigt. Die Arbeit stapelt sich weiter und die To-Do Liste wird immer länger. Das Team von Mindful Business Life hat einen Blick auf die größten Zeitfresser geworfen und Tipps zusammengestellt, wie sich diese vermeiden lassen. Für einen produktiveren Start ins neue Jahr.
1. E-Mails – Der wahrscheinlich größte Zeitfresser. Der wirkliche Zeitfresser ist dabei nicht einmal das Lesen oder Schreiben von E-Mails. Es ist die Tatsache, dass wir uns durch jede eingegangene E-Mail von der Arbeit ablenken lassen. Auch wenn es nur eine unwichtige Mail ist, bei der wir irgendwie im CC gelandet sind und die uns eigentlich überhaupt nicht betrifft. Indem Sie sich selbst feste Emailzeiten definieren, umgehen Sie das Problem. Schließen Sie Ihr Outlook für die Zeit, in der Sie konzentriert an einer Aufgabe sitzen und machen Sie Ihren Kollegen klar, dass Sie nicht immer innerhalb von 5 Minuten antworten wollen.
2. Kaffee mit Kollegen – Der Klassiker: man trifft sich zufällig an der Kaffeemaschine, möchte gerne kurzen Small-talk betreiben. Und schon sind mal wieder 15 Minuten um, weil die Kollegin einfach nicht aufhören kann von ihrem letzten Urlaub zu schwärmen. Erklären Sie ihr, dass Sie sich zwar gerne über die Strände auf Mallorca unterhalten würden, Sie aktuell jedoch viel zu tun haben. Und ob sich das Gespräch nicht auf ein anderes Mal verschieben ließe. Z. B. beim Mittagessen. Wenn Sie charmant fragen, wird Ihnen das keiner übelnehmen können
3. Unkoordiniertes Arbeiten: In stressigen Zeiten passiert es, dass wir drauflosarbeiten und dann mitten in der Aufgabe feststellen, dass etwas anderes wichtiger war. Sich selbst am Anfang des Tages Prioritäten zu setzen und die Aufgaben stückchenweise abzuarbeiten kann helfen. Wer sich die wenigen Minuten Zeit nimmt, einen Tagesplan zu machen, kann diesen abarbeiten und steigert insgesamt seine Produktivität. Gibt zudem noch ein gutes Gefühl, ein To do abhaken zu können.
4. Nicht Nein-Sagen können – Jeder kennt ihn: Den einen Kollegen oder die eine Kollegin, die immer wieder ankommt und nach Hilfe fragt – teilweise mit immer wieder dem gleichen Problem. Und da man nicht als unfreundlich oder unkollegial wahrgenommen werden möchte, hilft man eben. Wie wäre es, wenn Sie beim nächsten Mal einfach einen Tausch vorschlagen: „Ich mache das gerne für dich, wenn du dafür meinen Spülmaschinendienst nächste Woche übernimmst“. Oder Sie verschieben das Anliegen auf einen späteren Zeitpunkt, wenn Sie gerade nicht beschäftigt sind. Niemand wird Sie dafür verurteilen, dass Sie gerade beschäftigt sind. Sie müssen nur lernen, höflich Nein zu sagen.
5. Soziale Medien – Hier eine WhatsApp-Nachricht, da ein neuer Facebook-Post und hier ein neues Bild auf Instagram. In Zeiten von Smartphones, die mit dem Bildschirm nach oben am Arbeitsplatz liegen, ist man natürlich versucht, aufs Display zu schauen und das Handy zu entsperren, sobald eine neue Meldung reinkommt. Und selbst wenn man die Nachrichten nicht liest, sich das Bild nicht ansieht: Jedes Mal, wenn das Smartphone aufblinkt, reißt es uns aus der Aufgabe, an der wir gearbeitet haben und wir brauchen wieder einen kurzen Moment, bis wir wieder die volle Konzentrationsspanne erreicht haben. Tun Sie sich selbst einen Gefallen und lassen Sie ihr Smartphone in der Tasche oder stellen Sie es auf Flugmodus. Setzen Sie sich feste Handyzeiten, bspw. in der Frühstücks- oder Mittagspause. Der Stresspegel sinkt abrupt.
6. Aufschieben unliebsamer Dinge – wir alle haben ab und zu Aufgaben, die wir am liebsten vermeiden würden. Die einen öfter als andere. Die Dinge ewig vor sich herzuschieben, lässt sie allerdings nicht verschwinden. Im Gegenteil: die Gedanken kreisen ewig drum herum und lenken uns von der eigentlichen Arbeit ab. Am Besten wäre es deshalb, die unliebsamen Aufgaben direkt zu erledigen – denn es kann auch eine Erleichterung sein, sie abzuarbeiten. Und im ersten Moment ist man vielleicht noch eher voller Motivation und Energie. Belohnen Sie sich dann mit einer Kleinigkeit.
7. Unordnung – ein Genie beherrscht das Chaos? Von wegen! Eine geordnete Ablage kann mehrere Stunden im Monat Zeit sparen. Seien Sie ehrlich – wie oft haben Sie schon nach Dokument XY gesucht und hätten sich den Frust sparen können, wenn Sie von Anfang an etwas mehr auf die Ordnung auf dem Schreibtisch geachtet hätten?
Dies sind einfache Impulse für weniger gefühlten Stress am Arbeitsplatz. Was uns oft hindert, diese und viele andere umzusetzen sind eigene Glaubenssätze, Verhaltensmuster oder das Fremdbestimmtsein durch andere Personen oder Umstände.
Schauen Sie mal vorbei, wenn Sie das Bedürfnis haben, etwas zu verändern: Achtsamkeitstag Selbstmanagement.